Elinizde 3 adet kalmış bir ürün var. Trendyol’da da satıyorsunuz, Hepsiburada’da da. İki pazaryeri birbirinden habersiz; ikisi de “3 adet var” diyor. Öğleden sonra Trendyol’dan 2, Hepsiburada’dan 2 sipariş geliyor. Toplam 4 sipariş, 3 ürün.
Bundan sonrası bellidir: birini iptal edersiniz. İptal, satıcı puanınıza yazılır. Puan düşünce ürünleriniz listelerde geriye gider, geriye gidince satış düşer. Türkiye’de çok kanallı satan bir firmanın en pahalı hatası, kötü fiyat değil, olmayan malı satmaktır.
Bu yazı, aynı ürünü birden fazla pazaryerinde satarken stoğu gerçekten senkron tutmanın nasıl çalıştığını anlatıyor.
Sorun “güncelleme sıklığı” değil, tek bir gerçeğin olmaması
Çoğu satıcı bu işi sıklık sorunu sanır: “Stoğu günde iki kez güncellesem yeter mi, saatte bir mi?” Yanlış soru. Stoğu ne kadar sık elle güncellerseniz güncelleyin, iki güncelleme arasında geçen süre açık bir penceredir ve fazla satış tam o pencerede olur. Yoğun bir günde bu pencere on beş dakika bile olsa yeter.
Doğru kurgu şudur: stok tek bir yerde tutulur, pazaryerleri o tek yerin kopyasını okur. Ürünün kaç adet olduğu deponuzda bellidir; Trendyol’daki sayı da Hepsiburada’daki sayı da o sayıdan türetilmiş birer yansımadır. Bir kanaldan satış olduğunda merkezdeki sayı düşer ve düştüğü anda bütün kanallara yeni sayı gider.
entegrepazar’da stok ürünün değil, varyantın ve deponun üstünde durur. Bir varyantın bir depodaki kaydı üç sayı taşır: elde olan, siparişler için ayrılmış olan ve tampon. Kanallara gönderilen adet bu üçünden hesaplanır.
Tampon stok: son adedi satmayın
Tampon (buffer), “elimde var ama satışa açmıyorum” dediğiniz miktardır. Kanallara giden adet şöyle bulunur:
Satılabilir = Elde olan − Ayrılmış − Tampon
Neden gerekli? Çünkü hiçbir sistem, iki pazaryerinden aynı saniyede gelen iki siparişi engelleyemez. Sipariş bilgisi size ulaşana kadar geçen birkaç saniye her zaman vardır. Tampon, o birkaç saniyenin maliyetini sıfırlar.
Pratik kullanım:
- Hızlı dönen, çok satan ürünler: 1-2 adet tampon bırakın. Günde onlarca satan bir üründe aynı anda iki sipariş gelme ihtimali yüksektir.
- Ayda birkaç adet satan ürünler: tampon gerekmez. 0 bırakın, elinizdekinin tamamını satın.
- Tedarikçiden getirttiğiniz, stokta tutmadığınız ürünler: tamponu değil, tedarikçi listesinden gelen adedi kontrol edin.
Tamponu kanal kanal ayarlayabilirsiniz. Trendyol’da hacminiz yüksekse orada 2, N11’de 0 tampon tutmak mantıklıdır.
Depo önceliği: sipariş hangi depodan karşılanır
Birden fazla deponuz varsa (mağaza deposu, ana depo, iade deposu gibi) her deponun bir önceliği olur. Sipariş geldiğinde önce önceliği yüksek depodan düşülür. Böylece elinizdeki toplam adet doğru kalır ama hangi rafın boşaldığını da bilirsiniz.
Burada sık yapılan hata, iade deposunu satışa açık tutmaktır. Müşteriden dönen, kontrol edilmemiş ürünü satılabilir stoğa katarsanız, kutusu ezik bir ürünü yeni diye satarsınız. İade deposunu ayrı tutun ve kontrol ettikten sonra ana depoya aktarın.
Her stok değişikliği kayıt bırakmalı
“Bu üründe 40 adet olması lazımdı, 31 görünüyor” — bu cümleyi kuran her satıcı, envanterinin bir yerinde sessiz bir kayıp olduğunu bilir ama nerede olduğunu bulamaz.
Çözüm, stoğun üstüne yazmak yerine hareket yazmaktır. Her değişiklik bir satır bırakır: ne zaman, hangi sebeple, ne kadar değişti ve sonrasında kaç kaldı. Satış, iade, sayım düzeltmesi, depolar arası transfer — hepsi ayrı bir sebep. Sayı tutmadığında listeyi geriye doğru okur, farkın nerede başladığını görürsünüz.
Bu kaydın ikinci faydası şudur: aynı sipariş iki kez işlenemez. Pazaryerleri bazen aynı sipariş bildirimini iki kez gönderir. Hareket kaydı, aynı siparişin aynı sebeple aynı depodan iki kez düşülmesini engeller. Aksi halde tek satışta iki adet eksilir ve envanteriniz yavaş yavaş gerçekten uzaklaşır.
Siparişi ne kadar sürede öğreniyorsunuz
Stok senkronizasyonunun hızı, aslında siparişi öğrenme hızınızdır. İki yol vardır ve ikisi de gereklidir:
Bildirim (webhook): Pazaryeri, sipariş oluştuğu anda size haber verir. En hızlı yoldur.
Düzenli sorgulama: Sistem belirli aralıklarla pazaryerine “yeni sipariş var mı” diye sorar.
Yalnızca bildirime güvenmek risklidir; bir bildirim yolda kaybolursa siparişten haberiniz olmaz. entegrepazar her iki yolu birden kullanır: bildirim gelirse hemen işlenir, gelmezse düzenli sorgulama aynı siparişi yakalar. Hareket kaydı sayesinde iki yol aynı siparişi getirdiğinde stok yine tek kez düşer.
Pazaryerine giden güncelleme başarısız olursa
Stoğu düşürdünüz, Trendyol’a gönderdiniz, Trendyol o anda cevap vermedi. Bu normaldir ve planlanması gerekir.
entegrepazar’da kanala giden her yazma işlemi ayrı ayrı takip edilir: gönderildi mi, kabul edildi mi, reddedildiyse neden. Geçici bir sorunsa iş kendiliğinden yeniden denenir. Kalıcı bir sorunsa — mesela ürün o pazaryerinde pasife alınmışsa — panelde işaretlenir ve siz görürsünüz. Sessizce kaybolmaz. Çok kanallı satışta en tehlikeli durum, başarısız olduğunu söylemeyen bir güncellemedir.
Kısa kontrol listesi
- Stoğu tek yerde tutun, pazaryerlerini oradan besleyin.
- Çok satan ürünlere 1-2 adet tampon bırakın, yavaş ürünlere gerek yok.
- İade deposunu satılabilir stoktan ayırın.
- Sayı tutmadığında hareket kaydına bakın, stoğun üstüne elle yazmayın.
- Pazaryerine giden güncellemenin sonucunu gördüğünüzden emin olun.
Stok senkronizasyonu, haftada bir yapılan bir iş değil, kurulduktan sonra kendiliğinden yürüyen bir düzendir. Doğru kurulduğunda fark etmezsiniz; yanlış kurulduğunu iptal oranınızdan öğrenirsiniz.