Pazaryerinde satış yapan bir firmanın faturayla imtihanı, ayın sonunda mali müşavirden gelen telefonla başlar. “Bu iadenin faturası yok”, “bu fatura yanlış türde kesilmiş”, “bu müşterinin vergi numarası eksik”. Hepsi düzeltilebilir hatalardır; ama düzeltmek, baştan doğru kesmekten kat kat pahalıdır.
Aşağıdakiler, pazaryeri satışlarında en sık karşılaşılan fatura hataları ve her birinin nasıl önleneceği.
Hata 1: e-Fatura ile e-Arşiv’i karıştırmak
İkisi farklı belgelerdir ve alıcıya göre belirlenir.
e-Fatura, alıcı da e-Fatura sistemine kayıtlı bir mükellefse kesilir. Belge, alıcının vergi dairesi üzerinden gelen kutusuna düşer.
e-Arşiv, alıcı e-Fatura mükellefi değilse kesilir. Pazaryeri satışlarının büyük çoğunluğu buraya girer, çünkü alıcı genelde son tüketicidir. Belge dijital arşivde saklanır ve müşteriye e-posta ya da bağlantı olarak iletilir.
Hata şurada yapılır: alıcının mükellef olup olmadığı satış anında kontrol edilmeden, “hep e-Arşiv keselim” denir. Kurumsal bir alıcıya e-Arşiv kesilirse belge alıcının sistemine düşmez, alıcı belgeyi işleyemez ve size geri döner.
Doğru yol, belgenin türünü alıcının vergi kimlik numarasına bakarak belirlemektir. entegrepazar’da her fatura bir “aile”ye — e-Fatura ya da e-Arşiv — ayrılır ve e-Fatura hizmetinize doğru uçtan gönderilir; bu kararı siz her siparişte tekrar vermezsiniz.
Hata 2: İade faturasını yanlış türde kesmek
En pahalı hata bu. İade faturası, asıl faturanın türünde kesilmelidir. Satış e-Arşiv ise iade de e-Arşiv, satış e-Fatura ise iade de e-Fatura olarak gider.
Neden karışır? Çünkü müşterinin durumu satışla iade arasında değişebilir. Ocak’ta son tüketici olarak alışveriş yapan biri, Mart’ta e-Fatura mükellefi olmuş olabilir. İade faturasını “müşteri şu an mükellef” diye e-Fatura keserseniz, GİB tarafında eşleşmeyen bir belge çifti oluşur.
Kural nettir: iade, asıl belgenin türünü takip eder, müşterinin bugünkü durumunu değil. entegrepazar iade faturasını asıl faturaya bağlar ve türünü oradan alır. Asıl faturası bilinmeyen bir iade tahminle yönlendirilmez; sistem işlemi yapmaz ve size söyler. Bilerek durdurulmuş bir işlem, sessizce yanlış kesilmiş bir belgeden iyidir.
Hata 3: TCKN alanına dolgu değer yazmak
Pazaryerleri son tüketici siparişlerinde kimlik numarasını çoğu zaman vermez. Bu alanı boş bırakamayan sistemler oraya 11111111111 gibi bir dolgu değer yazar ve bu değer faturaya taşınır.
Bu alan, GİB’in zorunlu tuttuğu dar bir durum dışında boş kalmalıdır. Dolgu değer, faturanın tamamını geçersiz kılmaz ama müşteri bilgilerinizi kirletir: müşteri listenizde yüzlerce kişi aynı kimlik numarasıyla görünür, iade eşleştirmesi bozulur.
Doğru davranış, alanı sipariş alınırken boşaltmak ve yalnızca mevzuatın gerektirdiği yerde — son tüketiciye kesilen e-Arşiv belgesinde — yazmaktır.
Hata 4: KDV’yi ürün bazında değil, sipariş bazında düşünmek
Bir siparişte %1, %10 ve %20 KDV’li ürünler bir arada olabilir. Kargo bedelinin KDV oranı da ayrı bir konudur. Faturayı tek oran üzerinden kesmek, matrahı yanlış hesaplar.
Ayrıca satış fiyatlarınızı KDV dahil mi hariç mi tuttuğunuzu net bilmeniz gerekir. Pazaryerleri fiyatları KDV dahil gösterir; muhasebe sistemleri çoğunlukla KDV hariç tutar. Bu çevrimi bir yerde yapmazsanız, her faturada küçük bir kuruş farkı oluşur ve bu fark ay sonunda mutabakatı tutmaz hale getirir.
entegrepazar faturayı satır satır oluşturur; her kalem kendi KDV oranını taşır ve kargo ayrı bir satır olarak yazılır.
Hata 5: Faturayı kesip pazaryerine iletmeyi unutmak
Pazaryerleri, kesilen faturanın kendilerine iletilmesini bekler. İletilmeyen fatura, müşteri açısından “faturam gelmedi” demektir ve doğrudan müşteri şikâyetine dönüşür; bazı pazaryerlerinde satıcı performansınıza da yansır.
Bu iş elle yapıldığında unutulur. Otomatik yapıldığında da bir kez yapılmalıdır — aynı faturayı iki kez göndermek başka bir karışıklık yaratır. entegrepazar fatura bağlantısını kesildikten sonra siparişin geldiği kanala bir kez iletir ve ne zaman ilettiğini kaydeder.
Hata 6: “Kaydedildi” ile “resmileşti”yi aynı sanmak
Bu ayrım kritiktir. Bir satış, e-Fatura hizmetinizin defterine girmiş olabilir ama GİB nezdinde resmî belge henüz oluşmamış olabilir. İki durum en sık şurada karşınıza çıkar:
- e-Fatura hizmetinizde e-Fatura veya e-Arşiv hizmeti henüz aktifleştirilmemiştir. Satış kaydedilir, belge kesilemez.
- Kullandığınız hizmet yalnızca kayıt tutuyordur; resmî belgeyi kendi ekranından siz oluşturursunuz.
entegrepazar bu durumu Kaydedildi, Resmileşmedi olarak gösterir ve neyin eksik olduğunu yazar. Belge gerçekten kesildiğinde ve seri numarası geldiğinde durum değişir. “Fatura oluştu” yazan her satır resmî belge demek değildir; ay sonunda saymanız gereken, resmileşmiş olanlardır.
Ay kapanmadan yapılacak beş kontrol
- Faturasız sipariş kalmış mı? Teslim edilmiş ama faturası olmayan siparişleri listeleyin.
- Resmileşmemiş belge var mı? Kaydedilmiş ama kesilmemiş olanları ayıklayın.
- İadelerin faturası kesilmiş mi ve asıl faturayla aynı türde mi?
- Pazaryerine iletilmemiş fatura var mı?
- Pazaryeri hakediş raporundaki tutarla kestiğiniz fatura toplamı tutuyor mu? Tutmuyorsa fark genelde kargo bedeli ya da kampanya kesintisindedir.
Fatura, satışın en az ilgi çeken ama en çok ceza kesilen tarafı. İyi haber şu: yukarıdaki hataların hepsi kural hatasıdır, bir kez doğru kurulduğunda tekrar etmez. Kötü haber, yanlış kurulduğunda da her siparişte tekrar etmesi.